Declaraties vrijwilligers

Basis voor alle verplichtingen/declaraties is dat deze gemaakt worden vanuit of ten behoeve van de functie-uitoefening. Eventuele aanvullende of afwijkende afspraken worden door het hoofd bedrijfsvoering gemaakt en schriftelijk vastgelegd. Zonder schriftelijke vastlegging van een aanvullende of afwijkende afspraak, wordt een ingediende declaratie niet betaalbaar gesteld.

Vergaderingen van regionale werkgroepen worden veelal in een verenigingsaccommodatie gehouden. Dan bedraagt de vergoeding voor het gebruik van de accommodatie € 20,=. Voorts mag de vereniging de koffie en/of thee declareren alsmede één consumptie na afloop. De voorzitter/organisator van de vergadering accordeert de factuur, vermeldt op de factuur voor welke commissie of werkgroep de vergadering was en noteert het aantal deelnemers of hecht de presentielijst aan. Wanneer er thuis vergaderd wordt, kan de gastheer € 10,= declareren voor koffie en thee.

Voor het reizen van het woonadres naar de plaats waar de NHV-activiteit plaats heeft, mogen de reiskosten worden gedeclareerd tegen het maximaal fiscaal vrijgestelde tarief. Peilmoment op 1 januari 2018: € 0,19 per kilometer. Bij twijfel over de reisafstand geldt de afstand volgens de ANWB routeplanner van postcode naar postcode volgens de snelste route. De kosten voor het openbaar vervoer worden vergoed op basis van reizen per 2e klasse en de vervoerbewijzen dienen te worden bijgesloten.

Alle andere kosten voor de uitoefening van de vrijwilligersfunctie dienen functie gerelateerd te zijn om te kunnen declareren. Hiervoor dient vooraf toestemming gegeven te worden door het hoofd bedrijfsvoering. Denk aan: telefoonkosten, internetkosten, exceptionele reiskosten, kosten voor toner, printer en copier, mobiele internetkosten, postzegels, enz. Indien er vooraf geen toestemming is gegeven, zijn de kosten niet declarabel.

Alle declaraties dienen middels dit te downloaden declaratieformulier te worden ingediend. De uitgaven die ten behoeve van het NHV zijn gedaan dienen te worden onderbouwd middels bonnetjes, kwitanties of andere betalingsbewijzen, welke aan de declaratie worden aangehecht of worden ingescand en worden bijgevoegd.

Declaraties worden maandelijks ingediend per post (Postbus 64, 6860 AB Oosterbeek) of per mail verzonden aan facturen@handbal.nl, tenzij het te declareren bedrag minder is dan € 25,=. In dat geval mag over maximaal een tijdvak van drie maanden worden gedeclareerd. Declaraties dienen in ieder geval binnen 14 dagen na het kwartaaleinde te zijn ingediend. Wij streven erna om declaraties uiterlijk 30 dagen na ontvangst uit te betalen